1. 5S là gì?
5S là viết tắt của năm từ tiếng Nhật bắt đầu là chữ S sau khi phiên âm
sang hệ chữ Latinh gồm: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
Trong tiếng Việt, để dễ nhớ và giữ nguyên 5 chữ S đầu tiên, chúng ta có
thể sử dụng các từ tương đương như sau: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn
sóc và Sẵn sàng.
Khái niệm
5S có nguồn gốc từ Nhật Bản và xuất phát từ triết lý “Quản lý
tốt nơi làm việc sẽ mang lại hiệu suất làm việc cao hơn”. 5S là khởi đầu
của một cuộc sống năng suất, tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ,
thoải mái và an toàn cho mọi người. Đồng thời 5S sẽ giúp chúng ta tiết
kiệm được nhiều không gian và thời gian lãng phí. Môi trường làm việc sẽ
ảnh hướng đến hành vi ứng xử của mọi người, và các hành vi ứng xử giống
nhau của một nhóm người sẽ tạo ra nền văn hóa. Do đó, có sự liên hệ
chặt chẽ giữa văn hóa và môi trường làm việc.
Khi thực hiện thành công, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên.
Những thứ không cần thiết được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật
dụng cần thiết được sắp xếp một cách khoa học sao cho dễ thấy, dễ lấy và
dễ dàng để lại đúng chỗ. Máy móc thiết bị cũng trở nên sạch sẽ hơn, tạo
điều kiện cho người công nhân có thể phát hiện những sự bất thường của
thiết bị để dễ dàng bảo dưỡng và sửa chữa. Các hoạt động 5S sẽ nâng cao
tinh thần tập thể, khuyến khích sự hòa đồng của mọi người ở nơi làm việc
và qua đó nâng cao tính hợp tác, trách nhiệm cũng như ý thức của người
lao động với công việc.
Phương pháp 5S có thể được áp dụng cho mọi ngành, mọi loại hình doanh
nghiệp với quy mô khác nhau. Áp dụng 5S không quá phức tạp, không yêu
cầu đầu tư nhiều, trong khi có thể đem lại hiệu quả rất cao, như:
Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn khiến cán bộ công nhân viên thấy tự hào về nơi làm việc của mình;
Giảm thời gian tìm kiếm đồ vật;
Kết quả thấy ngay đối với mọi người, qua đó khuyến khích phát triển các ý tưởng mới;
Con người chấp hành kỷ luật một cách tự giác;
Các thao tác tại phân xưởng và văn phòng trở nên dễ dàng và an toàn hơn;
Nâng cao năng suất, nâng cao chất lượng, giảm chi phí, giao hàng đúng hẹn, đem lại nhiều cơ hội kinh doanh;
Nâng cao hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp với khách hàng và đối tác.
- Seiri (Sàng lọc): định rõ mọi thứ theo đúng trình tư, thay đổi thói quen quản lý
để tổ chức được hoạt động tốt hơn. Điều này có nghĩa, loại bỏ những gì
không cần thiết, là những thứ chỉ tốn không gian và năng lượng.
- Seiton (Sắp xếp): điều này khiến cho sản phẩm được luân chuyển dễ dàng
và hiệu quả hơn, bạn cũng nên tạo ra không gian ngăn nắp để nhanh chóng
lấy được những thứ bạn cần.
- Seiso (Sạch sẽ): có nghĩa là giữ cho không gian và nguồn lực luôn được
sử dụng tối đa. Ngày nay, sự sạch sẽ rất quan trọng bởi các mong đợi về
chất lượng sản phẩm, các yêu cầu về vệ sinh an toàn thực phẩm, bụi bẩn
và sai lỗi phải đạt mức zero. Như vậy, tất cả những gì vô giá trị phải
được loại bỏ khỏi nơi làm việc và làm sạch được xem như hoạt động kiểm
tra thường xuyên.
- Seiketsu (Săn sóc): mọi hoạt động nên được chuẩn hóa, chất lượng sản
phẩm và quá trình nên độc lập với người vận hành. Nên tập trung quản lý
bằng trực quan và màu sắc, luôn giữ môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn
nắp và gọn gàng
- Shitsuke (Sẵn sàng): Sự thay đổi thói quen và hành vi phải được tất cả
mọi người cam kết và họ cũng cần luôn sẵn sàng chấp nhận những cần
thiết. Nếu không, rất dễ quay trở lại những thói quen cũ mà gây ra vấn
đề và sự kém hiệu quả. Đào tạo và trang bị kỹ năng cho cá nhân là rất
quan trọng.
Khi thực hiện thành công cả 5 bước này, bạn sẽ dễ dàng nhận thấy sự trao
quyền trong tổ chức để tiến hành chương trình cải tiến liên tục, bao
gồm thay đổi lớn và nhanh chóng nắm bắt lợi thế mà cơ hội đem lại.
TIP Chương trình 5S nên thay đổi cách thức làm việc của tổ chức. Bạn sẽ
dễ dàng nhận ra không khí làm việc hào hứng tại những tổ chức triển khai
kỹ thuật 5S. Thường thì, chương trình 5S tạo ra bầu không khí tích cực.
2. Tại sao 5S có ý nghĩa?
5S là cách tốt để chuẩn hóa hoạt động nhằm loại bỏ những gì không thực
cần thiết tạo ra tính hiệu quả của tổ chức. Nó tương tự như một chương
trình luyện tập thể chất, khi tổ chức của bạn đã có được một “dáng” hoàn
thiện, bạn sẽ có thêm rất nhiều cơ hội mới.
3. 5S hỗ trợ như thế nào?
5S sẽ đưa ra cho bạn khung hoạt động để biến tổ chức của bạn thành một tổ chức năng suất và hiệu quả hơn.
4. 5S được áp dụng tại đâu?
Mặc dù có thể triển khai 5S cho một khu vực cụ thể nào đó trong tổ chức,
nhưng để đạt được lợi ích tối đa, bạn nên triển khai đồng loạt trong
toàn tổ chức.
5. Công cụ 5S có ý nghĩa khi nào?
Công cụ 5S có ích khi bạn muốn cải tiến sự chuẩn hoá, hiệu quả và sự
tuân thủ trong tổ chức. Những dấu hiệu cần phải được xem xét thông qua
công cụ 5S bao gồm: tài liệu không được sắp xếp, hàng tồn kho nhiều, tỉ
lệ vắng mặt không có lí do cao, vai trò và chức năng không rõ ràng, hội
chứng "mọi người đang làm mọi thứ" và môi trường làm việc không sạch sẽ.
6. Công cụ 5S đem lại lợi ích cho ai?
Công cụ 5S đem lại lợi ích cho tổ chức cũng như mỗi cá nhân. Tuy nhiên,
bản thân mỗi người lao động có thể thấy được công việc sẽ năng suất hơn
và năng động hơn khi có môi trường trong sạch. Lợi ích tiềm tàng của 5S
không chỉ là thái độ làm việc mà còn tiết kiệm chi phí để trở nên hiệu
quả hơn.
Lưu ý: 5S đang trở nên phổ biến ở nhiều nước như là một hướng để cải
tiến việc thực hành sản xuất. Trong tiếng Anh, 5 bước thực hiện được lý
giải như sau:
Sàng lọc - "Khi có nghi ngờ, tìm cho nó một ngôi nhà mới hoặc loại bỏ nó"
Sắp xếp - Một chỗ để mọi thứ, và mọi thứ đều có chỗ của nó.
Sạch sẽ - Làm sạch nó
Săn sóc - Chuẩn hoá các quá trình, bao gồm cả làm sạch và giữ gìn
Sẵn sàng - Hãy cho nó một lối sống
Đây là nền tảng của tiết kiệm sản xuất.
